Aplicación de Lotus a la Gestión Documental

Herramienta de Gestión Documental, mediante la cual se realiza el ingreso de documentación y sus datos básicos, para luego poder ser consultados por las personas autorizadas, utilizando un completo motor de búsqueda documental.

El aplicativo esta desarrollado para ser ejecutado en ambientes cliente-servidor Lotus Notes/Domino Versiones R6 o Superior.

Características:

– Rápida Implementación y facilidad de uso.
– Configure la estructura jerárquica de la documentación a publicar en el aplicativo, ingresando hasta tres niveles de categorización. De esta manera podrá encontrar registrar o buscar fácilmente el tipo de documentación que quiera.
– Para cada nivel, defina quienes son las personas autorizadas a cargar información, y quienes pueden visualizarla. Haciendo muy practica la administración.
– Al momento de registrar un nuevo documento, defina los tres niveles de categorización, la descripción breve y detallada del documento, las etiquetas de búsqueda y anexe todos los archivos que componen el documento (ej. Archivos Word, Pdf, RTF, etc.)
– Gestión de Versionado y notificación de vencimientos de documentaciones (con envío de alertas y correos parametrizables)
– Utilizando las funciones propias de Lotus Notes, realice búsquedas avanzadas sobre toda la información publicada en el aplicativo, incluyendo búsquedas por rangos de fechas, textos contenidos dentro de los documentos e inclusive textos contenidos dentro de los archivos word o PDF anexados.
– Gracias al log de cambios, sobre cada documento registrado se podrá verificar cada una de las fechas y modificaciones realizadas sobre el documento, incluyendo la persona que lo hizo.

Beneficios:

– Mantenga toda su información documental en un único repositorio.
– Evite la duplicidad de información y sus costos asociados.
– Permite realizar búsquedas avanzadas desde el mismo aplicativo, pudiendo buscar información hasta dentro de los anexos (como archivos word o PDF)
– Administre la seguridad sin necesidad de conocimientos técnicos ni recurrir al administrador del sistema.
– Funcionalidad embebida dentro del cliente Lotus Notes.

Versión Demo Disponible en: www.itfactory.com.ar

Para solucionar los problemas de la gestión documental lo mejor es detectarloss

Una deficiente gestión documental presenta habitualmente unos síntomas bien característicos. A continuación se los relacionamos para que, en caso de cumplir alguno de ellos en su despacho puedan poner solución.

• Se conservan documentos duplicados de forma que se acaba acumulando una gran cantidad de papel y ficheros innecesarios (documentos secundarios y copias transitorias utilizadas eventualmente para facilitar el trabajo).
  En el caso del archivo tradicional de papel, la duplicación de documentos alcanza, según los análisis de algunos expertos, el 20% de las hojas almacenadas. Se trata principalmente de copias que realizan otras personas o departamentos diferentes al que ha elaborado el original. Es una costumbre bastante extendida guardar una copia de cualquier documento «por si acaso», que, en el mejor de los casos, acaba en la papelera.
• Se mantienen documentos que han agotado su periodo de vigencia, lo cual repercute en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, ya sea en el depósito de archivo, ya en el disco duro del ordenador o las unidades de almacenamiento utilizadas para realizar copias de seguridad.
  El almacenamiento de la documentación, tanto en papel como en soporte informático, es un coste oculto para las asesorías. No hay más que calcular, por una parte, el coste del m² —teniendo en cuenta los precios de alquiler o de venta de las oficinas— y, por otra parte, el gasto en material informático en los diversos soportes de almacenamiento.
• Se pierde mucho tiempo en la localización y recuperación de documentos, con un coste que puede representar entre el 10% y el 20% del tiempo de trabajo del personal administrativo. Esto no sólo repercute en los gastos salariales, sino también en la dilación de los trámites administrativos y en la sensación de «estancamiento» que se genera en el ambiente de trabajo.
  Es frecuente la búsqueda infructuosa o la pérdida de documentos, sobre todo de los que presentan una mayor frecuencia de uso, lo cual ocasiona trastornos importantes y obliga muchas veces a repetir el trabajo realizado.
• La conversión de documentos en papel a soporte informático o viceversa está mal planteada y genera abundantes problemas, de modo que se establecen dos procedimientos paralelos, uno tradicional en papel y otro informático, prácticamente sin relación entre sí. Así, debido a la ausencia de criterios documentales, una misma actividad supone un doble esfuerzo.

Una correcta gestión documental ha de solventar los problemas anteriormente reseñados a fin de:

• Proporcionar una mayor garantía de conservar los documentos necesarios y, a la vez, asegurar la eliminación de aquellos documentos y expedientes que ya no sean necesarios a efectos legales o no tengan interés para el negocio.
• Permitir un acceso y una recuperación más fácil de los documentos y los expedientes, mejorando en general los flujos de trabajo documental de la asesoría.
• Disponer de más espacio y evitar el excesivo consumo de consumibles y material de archivo (papel, carpetas, disquetes, cartuchos de tinta, etc.).

La búsqueda de bibliografía para investigadores en Educación

Un equipo de investigadores españoles ha publicado recientemente «Fuentes de información bibliográfica a través de Internet para investigadores en educación», un volumen que recoge claves para documentarse y gestionar información obtenida a través de la red. Un manual de referencia para sacar más partido a lo que internet puede proporcionarnos.

El libro ha sido elaborado por Jaume Sureda, Rubén Comas, Miquel F. Oliver, y Rosa M. Guerrero y lo editan la Red de Bases de Datos de Información Educativa (REDINED); el Instituto de Formación del Profesorado, Investigación e Innovación Educativa (IFIIE) del Ministerio de Educación; la Dirección General de Innovación y Formación del Profesorado de la Consejería de Educación y Cultura del gobierno de les Illes Balears; y el grupo de investigación «Educación y ciudadanía» del Departamento de Pedagogía Aplicada y Psicología de la Educación de la Universitat de les Illes Balears.

Los autores parten de la premisa de que en una era de sobreabundancia de información lo importante no es disponer de gran cantidad de datos, sino de localizarlos y seleccionarlos correctamente, así como tratarlosde forma normalizada para que el resultado final sea lo más completo y riguroso posible.

La obra trata de proporcionar al investigador del ámbito educativo respuestas a sus preguntas y procedimientos y herramientas útiles para completar un buen trabajo. Partiendo de tres preguntas fundamentales (¿qué buscar?, ¿dónde buscar? y ¿cómo buscar?) que suponen la introducción al ámbito, los autores hacen un recorrido exhaustivo por la localización y gestión documental, el empleo de material procedente de tesis, las bases de datos temáticas y bibliográficas, los repositorios científicos e institucionales, las revistas especializadas, y los catálogos de bibliotecas y librerías.

También dedican un capítulo a la localización de información a través de buscadores y directorios online, con paradas en instrumentos genuinamente «internautas», como los blogs y los artículos de Wikipedia. Asimismo, los sistemas de actualización, tanto en su vertiente gratuita como de pago, reciben atención en la parte final de la obra.

La obra está disponible para su descarga y visualización en el sitio web de REDINED, a través del que se puede acceder a otras publicaciones de temática similar.

Fuente: REDINED

Consultar el libro Fuentes de información bibliográfica a través de Internet para investigadores en educación