Por Mariano Siminiani
Es com
o si no viéramos bien, nos negáramos a usar nuestras gafas, y viviéramos tanteando los objetos o herramientas que tenemos que utilizar. Trabajamos con muchos documentos, y nos empeñamos en no tener tiempo ni dinero para disponer de las “gafas” de la gestión documental. ¿Es esa su situación?
Plantéese las siguientes preguntas, y deduzca de sus respuestas la prioridad de crear líneas de acción:
- ¿Pierde mucho tiempo buscando documentos? Si es así, necesita mejorar (automatizar) su procedimiento de búsqueda.
- ¿Emplea demasiado tiempo manejando papeles? En ese caso, le vendría bien digitalizar sus documentos en papel
- ¿Se encuentra a menudo con montón de documentos que querría leer, pero que no son los que necesita para el trabajo que está haciendo en ese momento?, Entonces necesita adaptar los documentos a cada rol que desempeña
- ¿Se da cuenta demasiado tarde de que está trabajando con versiones trasnochadas de documentos? Entonces necesita un control de versiones
- ¿Le gustaría tener agrupados los mismos documentos por distintos criterios (por fechas, por clientes, por tipo de trabajo a realizar, por estado del documento, por lugar de almacenamiento, etc.)? Le conviene agregar y emplear datos adicionales (metadatos) en sus documentos
- ¿Le desanima, le impide rendir adecuadamente, el hecho de trabajar en un entorno de caos de documentos? Sería bueno que organizara un entorno más ordenado (más relajado) con sus documentos
- ¿Les ocurre lo mismo a muchas personas de su empresa?
- ¿Cuánto tiempo y dinero se pierde en su empresa por todas las causas anteriores?
Si ha considerado importantes y prioritarias algunas de las respuestas a estas preguntas, seguramente lo conviene invertir dinero y esfuerzo en gestión documental para reducir sus costes y su caos.
¿Pero qué entendemos por gestión documental?
¿Podemos hacer gestión documental con documentos en papel?
El almacenamiento de documentos en papel es muy poco eficiente.
- Al archivar los documentos en papel no podemos emplear más que un solo criterio.
- No siempre es fácil o cómodo mantener ese criterio de archivado.
- Si archivamos documentos en un lugar equivocado equivale aperder los documentos.
- Además, hacemos fotocopias, sobre las que realizamos anotaciones, que también solemos tener que archivar, creando nuestro propio archivo, y por ello un buen número de archivos paralelos.
- Si necesitamos conservar las versiones sucesivas de un documento todavía complicamos más las cosas.
Como resultado, encontrar la versión adecuada de un documento suele ser complicado. Tendremos nuestro propio método, que suele comenzar por consultar a alguna persona que lo ha creado o modificado, e ir persiguiendo su rastro…
En consecuencia consumir un tiempo, un esfuerzo y un coste excesivos. Si lo midiéramos, veríamos que es mucho mayor de lo que nos imaginamos.
Métodos y herramientas para la gestión documental
La gestión documental es un conjunto de herramientas y métodos ideados para que en su empresa se puedan manejar mejor los documentos.
Si tenemos documentos en papel
- podemos digitalizarlos, es decir obtener una imagen digital al pasarlos por un escáner.
- Después, esa imagen digital se «lee» automáticamente por programas de reconocimiento de caracteres.
De esta forma nuestros documentos en papel tendrán ahora la misma naturaleza que los que hayamos escrito con un editor de textos. Pero podemos hacer más cosas.
- En lugar de guardar los documentos en subdirectorios, los podemos almacenar en bases de datos documentales.
- Estas bases de datos están especialmente preparadas para buscar cualquier documento por cualquier palabra o combinación de palabras contenidas en él, como hacemos en Google.
Además las bases de datos documentales permiten clasificar los documentos por distintos criterios. Cada criterio es un «metadato«, y nosotros podemos crear todos los metadatos que nos convengan en la empresa: por proyecto, por tipo de documento, por cliente… Para cada metadato debemos construir una lista de valores posibles (lista de proyectos, lista de tipos de documento, lista de clientes,…).
En cada documento elegiremos los valores adecuados de cada metadato, y de esa forma nuestros documentos digitales quedarán clasificados por los distintos criterios que hayamos establecido.
De esta forma también podemos acceder a conjuntos reducidos de documentos estableciendo valores para uno o varios criterios (un proyecto, un tipo de documento, un cliente,…).
Beneficios adicionales
Con todo ello se evitará la pérdida de documentos archivados en lugar equivocado. Disminuirá la existencia de muchas copias del mismo documento. Se encontrarán más fácilmente referencias de cualquier tema. Disminuirá el número de archivos. Podremos archivar documentos por criterios distintos a los de búsqueda para facilitar el mantenimiento, la modificación periódica, o la retirada de documentos obsoletos.
i tienes un mínimo interés por la gestión documental, sabrás que los principales procesos que componen las prácticas de ECM son capturar, gestionar, almacenar, conservar y distribuir. De estos procesos, el de la conservación de la información es, en mi opinión, al que menos atención se presta actualmente, pues se suele considerar algo fácil de resolver. Los motivos por los que esta práctica cuenta con menor prioridad en la mente de muchos son variados: desde la constante reducción del precio del almacenamiento digital, hasta la equivocada idea de que conservar es igual a “mantener en un sitio seguro”. Conservar la información es mucho más que asegurarse de que tenemos suficientes cintas o discos y de que están bien guardados en un armario ignífugo: implica también, entre otras cosas, asegurarse de que podremos acceder a la información en el futuro. ¿Seguiremos teniendo repuestos para el lector de cintas magnéticas? ¿Con qué software se crearon los ficheros que guardamos hace quince años? ¿Quién recordará qué información era verdaderamente útil?
ros electrónicos no supone únicamente la aparición de un nuevo mercado editorial. En Japón se está imponiendo el hábito de digitalizar la biblioteca doméstica. Esta práctica ya tiene nombre: jisui (cocinar tu propia comida) y está empujando tanto la venta de humildes cutters como la de escáneres de última generación que permiten digitalizar en un único proceso las dos páginas de una misma hoja. En junio, la empresa Macromill hizo una encuesta en Japón entre 300 propietarios de un iPad y encontró que el 20% habían digitalizado alguno de los libros que tenían en casa y un 30% estaba pensando en hacerlo. Esta conversión digital acostumbra a hacerse sobre libros gruesos y que carecen de versión electrónica.
Estas directrices se articulan para prestar asistencia a las bibliotecas y profesionales de la información en la mayoría de las situaciones. Ayudan a desarrollar servicios eficaces, colecciones pertinentes, y todos los formatos accesibles en el contexto y las necesidades de la comunidad local.
No fue el primer sistema operativo de Microsoft, pero si fue uno de los que marcó una gran época desde que llegó en 1995.
átomos y BITS 
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